神奇!「便利貼」時間管理術

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[不指定 2017/03/30 09:58 | by henry ]
上帝公平的給每個人一天24小時,端看你怎麼應用。注意過嗎?

一個辦公室同部門的同事,總有幾位同仁做事有條不紊,反之總是有人工作進度落後,經常加班,這就是個人的時間管理能力。

辦公室筆記達人Ada:「歸類是整理的起點」,不管是東西還是辦公室的工作安排,先分類、歸類再開始行動,才不會埋頭苦幹,最後卻發現還是一團亂。

日本的管理家末永卓針對上班族們,提出的「便利貼」時間管理術,是管理工作的好方法。

1.寫在便利貼:
在便利貼上標示工作內容,將「個人工作」和「對外溝通(會面)」以不同顏色的便利貼做出區分。
例如:「個人工作」寫在黃色便利貼上;「對外溝通」寫在灰色便利貼上。雖然這兩者平時都被歸類為「工作」,性質卻完全不同。
因此,必須以顏色做出區分。

2.整理出優先順序:
寫在便利貼上的工作內容必須在實行的那天到來前,先貼在暫存區塊。
「個人工作」最好先排定優先順序,工作的優先順序會隨著新工作的加入不斷改變,屆時只要重貼就能重新調整,這也是使用便利貼的好處。

3.貼到時間軸上:
每天開始工作前,先決定今天想下班的時間,再將便利貼黏在時間軸上。
首先,要貼的便利貼是已經訂好時間的「對外溝通」。
貼完「對外溝通」後的剩餘時間就用來處理「個人工作」。
依優先順序的高低來貼,能確保時間的分配。
如此一來,就完成今日的工作計畫表了。每完成一項工作,確認是否有跟上進度,假如進度落後就重新調整。

便利貼時間軸計畫表最棒的地方是,一旦有變動或緊急工作加入時必須修改工作計畫,但是使用便利貼,只要撕下重排再貼上,也不用重寫,輕鬆又方便。

單靠大腦與文字來整理工作的優先順序不是件簡單的事,但利用便利貼就能邊移動邊思考,只憑藉時間管理理論無法達成的事,透過便利貼與時間軸的組合就能輕鬆解決,完全不費力。  


資料來源:http://news.tvbs.com.tw/politics/656145


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